geplante Dokumentation

Termin oder geplante Dokumentation?

Im Alltag sprechen Fachkräfte bei beidem von einem „Termin". In symdok sind es zwei verschiedene Funktionen:

• Geplante Dokumentation: immer mit Klient*in und/oder einem Leistungs- & Betreuungsangebot verknüpft. Wird nach Bestätigung zur abrechenbaren Leistung. Wähle dies, wenn du eine konkrete Leistung vorbereitest. 
• Allgemeiner Termin: reiner Kalendereintrag, optional mit Klient*in. Erzeugt keine Leistung. Wähle dies für Teamsitzungen, interne Termine oder klientenbezogene Termine, wenn das Leistungsangebot noch unklar ist oder die Dokumentation nachträglich hinzugefügt werden soll

Merkmal	Geplante Dokumentation	Allgemeiner Termin
Klientenbezug	Ja, wenn im Dokumenta	Optional. Kann, muss aber nicht zugewiesen sein.
Abrechenbar?	Ja. Nach Bestätigung wird daraus eine reguläre Dokumentation.	Nein. Ein Termin erzeugt keine Leistung.
Erscheint in …	Statuskachel, Rechnungen (nach Bestätigung), Dokumentationsmodul, Kalender.	Nur im Kalender.
Typische Anwendung	Geplante Klient*innebzogene Dokumentation.	Teamsitzung, interner Termin, Erstkontakt ohne Kenntnis vom Leistungsangebot.
Im Sprachgebrauch	„Termin". Umgangssprachlich oft so genannt, ist in symdok aber technisch ein Dokumentationseintrag.	"Termin". Umgangssprachlich und in symdok identisch.

 

Was ist eine geplante Dokumentation

Eine geplante Dokumentation ist fast wie eine reguläre Dokumentation, sie ist nur noch nicht abrechenbar. Sie wird daher nicht auf der Statuskachel und nicht in Rechnungen berücksichtigt. Sie erscheint aber bereits bei der Erstellung im Dokumentationsmodul.

Die geplante Dokumentation ist die richtige Wahl, wenn Sie 10 bis 30 zukünftige Leistungen vorbereiten wollen, die später schnell abgerechnet werden sollen. Sie können sie aber auch für einzelne Vorbereitungen nutzen. Besonders nützlich ist die geplante Serie. Diese berücksichtigt in der Planung zukünftige Terminkollisionen und Feiertage und zeigt diese mit visuellen Hinweisen an.

Wie erstelle ich eine geplante Dokumentation

Die Erstellung kann sowohl in den einzelnen Dokumentationsmodulen als auch im Kalender erfolgen. In diesem Artikel wird der Prozess anhand einer Klient*in und im Kalendermodul genauer erläutert.
Hinweis: Eine geplante Serie wird erst nach dem Speichern über den Kalender erstellt.

Im Kalendermodul

1. Klicken Sie im Kalender auf [Hinzufügen] und wählen Sie Klienten aus

   

2. Suchen Sie die gewünschte Klient*in und wählen Sie im Anschluss das Leistungsangebot aus.
   Hinweis: Wie bei einer regulären Dokumentation müssen Sie auch hier zu Beginn ein Leistungsangebot zuweisen.
3. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus und ergänzen Sie weitere relevante Daten. Aktivieren Sie vor dem Speichern die folgende Checkbox. Wenn Sie im Anschluss eine Serie daraus erstellen, werden alle Eingaben für die weiteren geplanten Dokumentationen übernommen (Ausnahme: Datum und Uhrzeit).

   

   Hinweis: Nach dem Speichern ist die Checkbox nicht mehr sichtbar, symdok übernimmt den Eintrag dann als reguläre Dokumentation.
4. Speichern ;-)

Modul der Einzel-, Gruppen- & Institutionsdokumentation

In jedem dieser Module können Sie bei der Erstellung eines Dokumentationseintrags die folgende Checkbox aktivieren und so eine geplante Dokumentation anlegen:

Hinweis: Die Checkbox wird nach dem speichern nicht mehr angezeigt. symdok übernimmt diesen Eintrag dann als reguläre Dokumentation.

Wie erstelle ich eine Serie?

Eine geplante Serie kann nur im Kalender hinzugefügt werden. 

1. Klicken Sie im Kalender auf den Eintrag und wählen Sie [Serieneintrag] aus.
   

   

2. Aktivieren Sie den Schalter bei Einträge hinzufügen

   
   Hinweis: In diesem Beispiel existiert nur der erste Eintrag. Sie können eine geplante Serie aber jederzeit um weitere geplante Dokumentationen ergänzen.

3. Bestimmen Sie das genaue Intervall der Serie. Legen Sie konkret fest:
   
   1. Die Anzahl(der Ersttermin wird nicht mitgezählt)
   2. Den Wochenintervall
   3. Den Wochentag
4. Wählen Sie die einzelnen Termine aus.
   Hinweis: Die Termine können einzeln ausgewählt werden. Es ist aber auch möglich in der ersten Zeile alle auf einmal zu aktivieren und dann ggfs. einzelne abzuwählen. Außerdem erhalten Sie visuelle Hinweise: Feiertage werden rot angezeigt, Kollisionen mit bereits existierenden geplanten Dokumentationen mit einem roten Ausrufezeichen markiert.
   
   
5. Wenn Termine abgewählt werden, muss die Terminanzahl entsprechend erhöht werden. In diesem Beispiel dann von 9 auf 11. 
   
6. Speichern ;-)

Wie bearbeite ich eine geplante Serie?

1. Klicken Sie im Kalender auf den Termin und bearbeiten diesen
2. Wählen Sie die gewünschte Funktion aus.
   Hinweis: Eine geplante Dokumentation kann nur einzeln gelöscht werden. 
   
   

Geplante Dokumentation schnell & einfach als Leistung dokumentieren

Besonders praktisch, vor allem bei Serien, ist die Möglichkeit, eine geplante Dokumentation mit einem Klick als Leistung zu dokumentieren.

1. Klicken Sie auf die geplante Dokumentation im Kalender
2. Klicken Sie auf die Checkbox

   

3. Schließen Sie das Fenster, fertig ;-)

Jetzt wird die geplante Dokumentation als reguläre Dokumentation gespeichert und entsprechend in Ihrer Statuskachel und Abrechnung berücksichtigt. Zusätzlich erhalten Sie im Kalendermodul eine visuelle Anzeige, dass die geplante Dokumentation als Leistung dokumentiert ist:

(Links: dokumentierter Eintrag, Rechts: geplante Dokumentation)

Welches Abo benötige ich? 

Da eine geplante Dokumentation technisch ein Dokumentationseintrag ist, eignen sich hier vor allem der Benutzer- und der Klientenkalender. Die Entscheidung ist abhängig vom Fokus Ihrer Ansicht: 

1. Möchte ich alle Termine der ausgewählten Klient*in sehen? Klientenkalender
2. Möchte ich alle Meine Termine sehen? Benutzerkalender
3. Beides? Beide aktivieren ;-)